W czym tkwi problem?
Chyba każdy z nas przeżył taką sytuację, że niezależnie od dnia i jego pory wydzwaniał telefon, na którym wyświetlał się numer nieznany albo też zastrzeżony. Z reguły okazuje się, że to konsultant, który chce przedstawić nową, wspaniałą ofertę na telefon, kablówkę, ubezpieczenie, usług bankowych, nowego wydania płyt i innych. Jeśli telefon zadzwoni raz, a konsultant uprzejmie poinformowany, że nie jest się zainteresowanym ofertą, nie będzie więcej wydzwaniał – mamy szczęście. Niestety z reguły telefon dzwoni rano, w południe i wieczorem, w dni robocze i weekendy – aż do znudzenia lub delikatnie to ujmując – do zdenerwowania. Niekoniecznie dzwoni ten sam konsultant, lecz w najlepszym przypadku za każdym razem słychać powtarzane jak mantrę zdanie: „Ale ja nie widziałem. Nikt mnie nie poinformował, że pan/pani sobie nie życzy…” W najgorszym przypadku konsultant będzie niemiły, napastliwy lub wręcz agresywny. Rozłączenie rozmowy pomaga – lecz na krótko. Czy możliwe jest podjęcie takich działań, które spowodują, że telefon przestanie wciąż dzwonić? Dzisiaj dowiemy się skąd przedsiębiorcy mają nasze dane i co można zrobić, by w najczęściej spotykanych sytuacjach cofnąć zgodę na przetwarzanie danych osobowych, a w konsekwencji doprowadzić do tego, by nie otrzymywać niechcianych ofert reklamowych. Niestety bez pewnych formalności się nie obejdzie, ale dzisiaj pokażemy, co dokładnie i jak należy zrobić, by uwolnić się od niechcianych reklam w postaci dziesiątek maili, telefonów i smsów.
Skąd mają mój numer telefonu czy adres e-mail?
Podpisując umowę na tzw. internet czy telefon, zawierając umowę kredytu, czy umowy na prowadzenie rachunku bankowego (oraz wiele, wiele innych), zazwyczaj podpisujemy się w kilku miejscach, w których zawarta jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych w różnych postaciach, w tym najczęściej o przetwarzaniu danych osobowych w celach marketingowych. W ten sposób wyrażamy zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych (imię, nazwisko, adres, numer telefonu, e-mail i in.). Podobnie postępujemy zapisując się do newslettera, biorąc udział w konkursach (także na facebooku), czy chociażby rejestrując się w sklepie internetowym.
No dobrze, ale czym jest przetwarzanie danych osobowych? To jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych. Niektóre nasze dane przedsiębiorcy muszą posiadać siłą rzeczy. Dlatego poniżej rozróżnione zostały dwie sytuacje – cofnięcie zgody na przetwarzanie danych w ogóle (np. gdy zapisaliśmy się na otrzymywanie newslettera) oraz cofnięcie zgody na przetwarzanie danych w celach marketingowych (gdy pewne nasze dane przedsiębiorca musi posiadać, ale nie chcemy otrzymywać materiałów reklamowych. W punkcie trzecim zostanie wskazane jak takie oświadczenie należy złożyć.
Co zrobić, by przestali do mnie pisać, dzwonić i wysyłać ulotki?
Tutaj mamy kilka możliwości, które zależą od konkretnych sytuacji. Dwie, z którymi mamy do czynienia najczęściej i które w 90% sytuacji powinny rozwiązać problem, zostały opisane poniżej.
- Cofnięcie zgody na przetwarzanie danych osobowych
Po nowelizacji ustawy o ochronie danych osobowym wprost z niej wynika, że zgoda na przetwarzanie danych może być w każdym czasie odwołana. Jeśli więc wyślemy odpowiednie oświadczenie, nie powinniśmy otrzymywać więcej telefonów, czy ofert reklamowych w innych formach.
Przykładowa treść oświadczenia powinna brzmieć tak:
Działając na podstawie art. 7 pkt. 5 ustawy z dnia 29.08.1997r. O ochronie danych osobowych (tj. z dnia 26.06.2014r. Dz. U. z 2014 poz. 1182), oświadczam, że cofam swoją zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych i proszę o usuniecie wszelkich moich danych osobowych.
Przypominam, że usunięcie naszych danych osobowych w taki sposób nie zawsze jest możliwe, dlatego warto zajrzeć także do kolejnego punktu.
- Cofnięcie zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych
Cofnięcie zgody jak w pkt. 1 nie zawsze będzie jednak możliwe. Jak już wcześniej wspominałam, może to wynikać np. z obowiązujących przepisów czy konieczności realizacji umowy. Przykładowo jeśli zawarliśmy umowę o świadczenie usług telekomunikacyjnych (zwaną potocznie np. umową na telefon), nie będzie możliwe całkowite usunięcie danych osobowych z bazy operatora, przynajmniej przez czas realizacji umowy. Druga strona takiej umowy musi dysponować danymi np. po to, by wysłać nam fakturę VAT za telefon, móc ustalić jej wysokość, czy kontrolować okres, na jaki umowa została zawarta. Wreszcie przepisy przewidują np. termin przechowywania faktur VAT, na których widnieją nasze dane osobowe. Czyli nie zawsze i nie w każdym momencie możemy doprowadzić do tego, żeby wszystkie nasze dane raz na zawsze zostały usunięte z bazy.
W takich sytuacjach możliwe jest jednak cofnięcie zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych. Czyli przykładowo taki operator telefoniczny musi posiadać pewne nasze dane dla realizacji umowy lub obowiązujących przepisów, ale możemy zastrzec, że nie chcemy, by przedstawiał nam kolejne oferty, niezwiązane z realizacją umowy. Przykładowo, jeśli operator telefonii komórkowej jednocześnie jest dostawcą internetu, nie zadzwoni (a przynajmniej nie powinien) zwracać się do nas z pytaniem, czy nie chcemy oprócz telefonu jeszcze internetu, nowego konta w banku, albo wspaniałej serii nowowydanych książek.
W takiej sytuacji oświadczenie powinno brzmieć przykładowo tak:
Działając na podstawie art. 7 pkt. 5 ustawy z dnia 29.08.1997r. o ochronie danych osobowych (tj. z dnia 26.06.2014r. Dz. U. z 2014 poz. 1182), oświadczam, że cofam swoją zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w celach marketingowych (handlowo-promocyjnych).
Ja zawsze dopisuję np. w przypadku gdy cofam zgodę dot. realizacji umowy o świadczenie usług telekomunikacyjnych: Proszę o wykorzystywanie moich danych osobowych jedynie w celach związanych z bieżącą realizacją zawartej umowy nr ……… z dnia ……..
Czy takie dodatkowe zastrzeżenie jest konieczne? Generalnie nie, ponieważ nie ma ono ściśle określonej formy, ale wolę, by nie było jakichkolwiek wątpliwości, że nie chcę kolejnych reklam. Kiedyś dzwonił do mnie konsultant, który twierdził, że dodatkowa oferta (całkowicie niezwiązana z zawartą przeze mnie umową) wcale nie jest przetwarzaniem danych osobowych w celach marketingowych, a byłaby taką, gdyby przekazali moje dane komuś innemu. Skoro już składamy oświadczenie, warto je doprecyzować. Nie po to staramy się uniknąć kolejnych telefonów, by później musieć tłumaczyć, co jest świadczeniem usług w celach marketingowych, a co nie, tym bardziej, że nie spotkałam się z definicją tego pojęcia w obowiązujących przepisach.
- Jak to zrobić?
Dla cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych nie została zastrzeżona żadna forma, co oznacza, że możemy to zrobić w każdy sposób, byle tylko informacja ta dotarła do administratora danych osobowych lub osoby przez niego upoważnionej do przetwarzania danych. Dlatego gdy zadzwoni telefon z ofertą, najlepiej się upewnić, kto jest administratorem naszych danych osobowych i gdzie ma siedzibę (mamy do tego prawo – zgodnie z art. 24 ustawy o ochronie danych osobowych administrator powinien nas poinformować m.in. o adresie swojej siedziby i pełnej nazwie, a gdy jest to osoba fizyczna – o miejscu swojego zamieszkania, imieniu i nazwisku). Jeśli oferty nie wpływają telefonicznie, dane możemy znaleźć w regulaminach konkursów, na stronach internetowych, a często także w wiadomościach e-mail, które otrzymujemy, czy w treści przesłanej korespondencji.
Wiemy już zatem do kogo kierować nasze oświadczenie. Jak już wspominałam, takie oświadczenie nie wymaga co do zasady żadnej szczególnej formy. Możemy zatem przekazać je ustnie, w siedzibie danego przedsiębiorcy (także w punkcie obsługi klienta), telefonicznie, czy pisemnie. Nie oznacza to jednak, że sprawę możemy załatwić prosto. Przekazując informację ustnie, telefonicznie, czy w punkcie obsługi, z reguły nie mamy jakiegokolwiek potwierdzenia, że złożyliśmy jakiekolwiek oświadczenie, ani też jaka była jego treść. Zdarzały mi się sytuacje (nawet, gdy wysłałam oświadczenie e-mailem), że osoba po drugiej stronie twierdziła, że nie ma odnotowanej informacji o cofnięciu zgody na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych. Najbardziej przydatnym dla celów dowodowych będzie zatem wysłanie takiego oświadczenia listem poleconym (nie można zapominać o własnoręcznym podpisie pod treścią oświadczenia!). Drugi egzemplarz pisma należy pozostawić u siebie, a dla bezpieczeństwa należy podpiąć potwierdzenie nadania, które lubi się gubić, szczególnie, gdy jest nam najbardziej potrzebne 🙂 ).
Warto też pamiętać, że zgoda na przetwarzanie danych (w tym na cele marketingowe) mogła zostać zawarta w formie szczególnej (np. na piśmie, czy w formie aktu notarialnego). Jeśli w umowie zostało zastrzeżone, że zmian jakichkolwiek postanowień umowy może być dokonana np. jedynie w formie pisemnej, należałoby oświadczenie o cofnięciu zgody na przetwarzanie danych osobowych zamieścić na piśmie. W takiej sytuacji np. e-mail może okazać się niewystarczający.
O czym warto pamiętać?
Poza przypadkami wyszczególnionymi w obowiązujących przepisach, nikt nas nie może zmusić do wyrażenia zgody na przetwarzanie naszych danych osobowych. Może to się jednak okazać konieczne dla zawarcia i realizacji umowy. Warto pamiętać, że co do zasady zawierając umowę, nie musimy zakreślać wszelkich kwadracików dotyczących wyrażenia zgody m.in. na przetwarzanie danych osobowych w celach marketingowych. Oczywiście, w większości formularzy internetowych może się okazać, że nie uda się przejść do kolejnej podstrony nie odhaczając odpowiedniej kratki. Jeśli jednak udajemy się do punktu obsługi klienta z reguły osobno mamy wyszczególnioną część dotyczącą przetwarzania danych osobowych, a osobno część dotyczącą przetwarzania danych osobowych w celach marketingowych. Warto zatem nie podpisywać mechanicznie wszystkiego, co zostanie nam przekazane do podpisania (nawet gdy osoba siedząca za biurkiem wskaże nam, w których miejscach powinniśmy się podpisać), a zastanowić się, czy to, co podpisujemy nie spowoduje dużej i całkowicie niepotrzebnej ilości stresu. Warto jednak zwrócić uwagę na to, że u niektórych przedsiębiorców praktykuje się pewien system rabatów, np. rabat w wysokości 5 zł za wyrażanie zgody na przetwarzanie wiadomości w celach marketingowych. W takiej sytuacji do nas należy ocena, czy bardziej wartościowym będzie dla nas taka zniżka, czy też święty spokój.